原則として、不動産の所有者に登記の申請義務を課しています。（土地の表示につき不登法第８０条、建物の表示につき第９３条）。これは、不動産の物理的な現況を常に正確に登記簿に公示する必要があるので、義務付けられたものです。また、登記官の職権による登記も認められています。（不登法第２５条の２）。

人の確認とは、登記義務者、登記権利者が本人であるかどうか登記簿の記載内容、印鑑証明書、住民票などの書類いっさいをもとにして確認することをいいます。
特に代理人が出席する場合には委任状のほか、電話をするなり事前に訪問するなどし、自分の過去の経験、カンその他いろいろな方法で登記義務者本人に間違いないとの心証を得るようにします。状況によっては、運転免許証、パスポート、身分証明書などの提示を求めることも必要です。

物の確認とは、取引の対象となる不動産や権利の内容に対する確認をすることをいいます。登記済権利証には不動産や権利の記載がいくつもある場合があるので、どの不動産や権利を取引するのかを当事者に確認します。また登記の原因などや共有者がいる場合はその持分割合も確認します。また買戻権特約や抵当権などがついたままで所有権を移転するときは、そのことについても了解のうえかを確認をしておきます。

登記申請意思の確認とは、本当に登記を申請する意思があるかどうかを確認することをいいます。所有権移転登記や抵当権設定登記の場合などは委任状に本人の面前での署名を求め、登記義務者が出席できない場合、訪問するなり、電話するなりなんらかの方法で具体的な申請する登記の内容を説明し、同じくいろいろの手段で本人の意思であるとの確証を得るようにします。

土地と土地に固定されている物を不動産といい、これ以外は、動産（民法第８６条）です。そして、物とは空間を占める個体の他、液体、気体（民法第８５条）のこととされています。具体的には、土地と建物（不動産登記法第１４条）が不動産になります。

物権は民法その他の法律で定められている物の他には新たにつくることはできません。（民法第１７５条）。物権とは、一定の物を直接支配し、利益を享受することのできる排他的な権利です。この物権の設定や移転は、当事者の意思表示のみで効力が生じます。（民法第１７６条）。
物権の種類は次のとおりです。
占有権（民法第１８０条）、所有権（同第２０６条）、地上権（同第２６５条）、永小作権（同第２７０条）、地役権（同第２８０条）、入会権（同第２６３条）、留置権（同第２９５条）、先取特権（同第３０３条）、質権（同第３４２条）、抵当権（同第３６９条）。これらのうち、占有権、入会権、留置権は登記できません。
注　賃借権（同第６０１条他）は物権ではなく債権です。

登記の後で住所、氏名に変更があると登記簿と印鑑証明書の住所、氏名が相違することになるので、現在の印鑑証明書（旧の住所、氏名での印鑑証明書はもう有効期限の３ヶ月をすぎている場合）では所有権移転登記や、抵当権設定をそのままではすることができません。そのときは過去の住所移転事項などのつながっている住民票の除票や現住民票、戸籍の附票の除票や現附票、戸籍抄本などを添付して所有権の登記名義人表示変更登記を申請します。法人の場合は登記簿謄抄本などです。また、登記した時点で住所、氏名に誤りがあるときは同じような書面をとりあえず用意します。これを更正証明書といいます。以上の書面では誤りを証明できない場合は、さらに不在証明書（不在住証明書、不在籍証明書ともいいます。）を取ります。場合により、他の証明書や所有権の登記済権利証をコピーして原本還付をすることが必要になることもあります。（不登法第４３条）。
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登記済証が滅失した場合、登記済証に代わるものとして登記義務者に人違いがないことを保証するための保証書を添付します。
滅失した場合とは、単に物理的に滅失したということのほか、紛失により所在不明（大判昭８．７．８）のときも含まれますが、他人が預っていて簡単に返してもらえない場合（最判昭３１．７．１７）は違法なものとしています。この保証書は登記を受けたことのある成年者２人以上が登記義務者の人違いがないことを保証した書面で登記のときに２通提出します。申請する登記所と登記を受けた登記所が違うときは、登記を受けたことがわかる登記簿謄本も提出します。真正に保証していることを担保するために保証書には保証人の発行後３ヶ月以内の印鑑証明書を添付しますが、登記簿と印鑑証明書の住所、氏名が異なる場合は、その変更を証明する住民票、戸籍抄本などの書面も必要になります。

保証書提出による登記の申請をすると、所有権（仮登記、買戻特約）に関する登記の場合は、登記所から登記義務者に事前通知がなされますが、抵当権等に関する登記は事後通知がなされます。所有権の場合は、虚偽の登記がなされた場合、権利の回復が困難なので、手続きを厳格にしています。

所有権以外は所有権に比べて権利の回復が比較的容易なので、事後通知とされたものです。どちらも場合も、虚偽保証をして損害を与えた場合は、登記権利者や所有者からの不法行為による損害賠償の対象となります。（民法第７０９条）。さらに登記義務者について確実な知識がないのにもかかわらず、登記義務者に相違ないと偽物の登記義務者について虚偽の保証をしたということで、１年以下の懲役または５０万円以下の罰金刑を受けることになります。（不登法第１５８条）。

これは登記簿の名義人が登記義務者であることを単純に保証するものではなく（そのことは登記簿をみれば誰でも分かります）、保証を依頼した人が登記義務者である本人であるという証明です。生身の本人を知っている人が証明するものなのです。たとえば、登記義務者が登記簿でＡとなっていて、保証を頼んできたのが隣に住むＡさん本人だからそのことをよく知っている私たちが証明しますということを意味します。そこで原則は顔見知りの人をその人であると実際のことを証明するだけのことですから、借金の保証人と違って、ちゃんと本人を知っていて保証をすればそのことによって後で、保証人に迷惑がかかることはありません。そのために保証人は日本のどこででも登記をしたことがある成年者（満２０歳以上）２名以上というようになっています。直接の登記の当事者でなければ、原則として誰でもかまいませんから、利害関係のない肉親や親戚、友人の方になってもらいます。

保証人になれない者の例

１．法人

２．登記権利者本人、登記権利者の法定代理人、登記権利者である法人の代表者

３．物上保証人の抵当権設定の場合の債務者

４．婚姻した未成年者

注　登記義務者の法定代理人は保証人になれる

　登記申請代理人は保証人になれる

所有権移転の場合の登記所からの郵便による事前通知は、仮受付して念のために登記義務者本人にそのような登記を本当に申請したのか確認するためのもので、通知発送の日から３週間以内に登記申請に間違いがない旨の申し出が実印を押した法定の書面で登記官に対しなされると、そのときに正式に申請書を受付したことになります。

つまり、最初の申請は権利証がなく保証書による申請というだけで、登録免許税なども納付しますが仮受付ということなので、もしこの間に登記済証を添付した所有権移転登記が出されれば、そちらが優先して登記されてしまい、保証書による申請の方は取り下げない限り、却下されます。また登記義務者が登記申請をしていないことを申し出た場合や、通知を受け取ってもそのまま無視すれば登記は受理されません。
そこで不動産の売買では残金決済をするときは、法定の書面（はがき）を直接目で確認後にするのが通例です。